Нові статті про бізнес-освіту в Україні на Training.ua

А ведь собрания являются одной из форм управленческого общения и могут решать массу задач, таких как:

* распределение заданий;
* доведение до сведения необходимой информации и объяснение способа действий;
* координация процесса выполнения работ;
* обмен мнениями;
* получение информации;
* контроль за работой подчиненных;
* выявление и анализ проблем, возникающих в работе;
* коллективное принятие решений и др.

К сожалению, иногда собрания превращаются даже не в простую формальность, а в тягостное времяпровождение, как для руководителя, так и для подчинённых. Такие собрания становятся бесполезными и неэффективными. Давайте вместе поищем, в чем причина.
Ниже в таблице приведены наиболее распространенные причины неэффективности собраний. Отметьте галочкой те, которые чаще всего снижают эффективность собраний, проводимых Вами или в Вашей организации.

Причины неэффективности собраний

* Выход обсуждений за пределы рассматриваемых вопросов.
* Собрание проходит без повестки дня и без четко сформулированных целей
* Слишком долгие собрания
* Плохая подготовка (не только обсуждаемых вопросов, но и участников)
* Отсутствие информации, необходимой для подготовки и принятия взвешенных решений
* Собрание заканчивается без принятия решения
* Плохая организация работы участников собрания
* Решение вопросов в интересах отдельных участников (кто-то из участников "тянет одеяло на себя")
* Обсуждение второстепенных вопросов, главные откладываются на потом или вовсе забываются
* Стремление отдельных участников "спихнуть" свои проблемы на других
* Неумение слушать других, перебивание выступающих
* Заслушивание неподготовленных вопросов
* Недостаточный уровень общей культуры участников
* Авторитарный стиль ведения совещания
* Недисциплинированность участников (опоздания, отвлечения, разговоры и др.)
* Отсутствие у участников психологического настроя на решение данной проблемы, интереса к данному вопросу
* Излишняя эмоциональность отдельных участников (агрессия, обиды, раздражение и др.)
* Неподготовленность части присутствующих к обсуждению вопросов повестки дня (недостаточная квалификация, неинформированность, плохая ориентация в вопросе)
* Предоставление участникам совещания заведомо ложной или непроверенной информации
* Пассивность участников

Итак, у Вас уже есть определенные выводы по поводу эффективности собраний в Вашей организации. Если Вы не поставили ни одной «галочки», поздравляю, продолжайте в том же духе. Если же «галочек» много, можете взять на заметку несколько практических рекомендаций.

Рекомендация №1
Прежде чем организовывать людей на собрание подумайте, а нужно ли?
На досуге или прямо сейчас попробуйте просчитать, сколько стоит одно совещание в Вашем отделе или организации.
Для этого, сосчитайте:

* количество минут или часов, потраченных на собрание,
* умножить на количество присутствующих,
* умножить на среднюю почасовую оплату сотрудников,
* и умножьте на 2 (работа, которую сотрудник мог бы выполнить за это время).

А теперь скажите, игра стоит свеч? Если ответ «да», читайте следующие рекомендации.

Рекомендация №2
Эффективность собрания зависит от его качественной подготовки и проведения.
На этапе подготовки определите:
1. Цели совещания с точки зрения конечного результата
Прежде всего, ответьте на такие вопросы для себя:

* Зачем Вы проводите это собрание?
* Какие задачи Вы (как руководитель) решаете на этом собрании?
* Что должно быть на выходе?

Как можно четче сформулируйте желаемый результат. Во время собрания держите его в голове, тогда у Вас есть все шансы провести успешное собрание.

2. Продолжительность совещания
Стив Прентис в книге «Интегрированный тайм-менеджмент» настаивает на максимальной продолжительности собрания в 55 минут. И объясняет это «стремлением рынка удовлетворить потребность клиентов в душевном комфорте. Пятьдесят пять минут – это почти час, но впечатление создается, что меньше часа. Поскольку начало и окончание находятся в пределах одной цифры, оно словно обещает быть коротким и неутомительным. Словом, мы показываем сотрудникам свет в конце тоннеля».

3. План и порядок проведения собрания (повестку собрания)
Казалось бы, все просто и давно известно. Да, но есть один маленький момент, продумайте какое количество вопросов, вы успеете рассмотреть в рамках запланированного времени. Если на каждый вопрос отвести по 10 минут, то при временных рамках в 40 минут, Вы сможете рассмотреть всего 2 вопроса.
А остальные 20 минут - спросите Вы?
А поговорить? - отвечу я.
Обсуждение, возражения, убеждение на все это тоже нужно время. Поэтому, повестка должна быть реалистичной.

4. Состав участников
Основное правило - приглашайте на совещание только тех людей, которые помогут вам достичь поставленных целей.
Это могут быть люди, которые:

* принимают ключевые решения по вопросам собрания;
* могут быть полезны;
* будут принимать участие в решении вопросов;
* по роду своей деятельности должны познакомиться с информацией;
* будут исполнять принятые решения.

Рекомендация №3
Прежде, чем мы рассмотрим шесть правил проведения собраний, пожалуйста, поразмышляйте над следующей фразой:
МЫ ФОРМИРУЕМ ПРИВЫЧКИ ОКРУЖАЮЩИХ НАС ЛЮДЕЙ.
ТО, КАК СЕГОДНЯ ЛЮДИ ВЕДУТ СЕБЯ С НАМИ - РЕЗУЛЬТАТ НАШЕГО ВЧЕРАШНЕГО ПОВЕДЕНИЯ С НИМИ.

Задача руководителя, сформировать у подчинённых привычки, помогающие достигать целей собрания, а именно:

1. Начинайте и заканчиваёте собрание минута в минуту. Формируете привычку приходить вовремя.
2. Вовлекайте всех участников в обсуждение. Формируете привычку – вникать в деятельность других людей и отдела (организации) в целом.
3. Обсуждайте только вопросы повестки дня. Пресекайте любые отклонения в сторону. Формируете привычку концентрироваться на главном и расставлять приоритеты.
4. Обсуждайте каждый вопрос отдельно. Формируете привычку – доводить начатое до конца.
5. Пресекайте любые переходы на личности (как позитивные так и не очень). Формируете привычку – отделять бизнес и личные отношения
6. Определяйте ответственных и сроки. Формируете привычку – брать ответственность за достигнутые результаты.

Лучше, фиксировать все, что обсуждается и решения, к которым пришли на собрании. Иначе, люди могут выговориться, «понапридумывать», принять массу решений и успешно забыть. А кто будет все это внедрять?

Рекомендация №4
После собрания:

* проанализируйте результаты собрания (был ли получен желаемый результат, что мешало, что помогало);
* внесите необходимые коррективы в подготовку и проведение последующих собраний;
* информируйте всех заинтересованных лиц о результатах собрания и принятых решениях.

В завершение, хотелось бы вспомнить о том, что собрание сотрудников - не просто формальность или процедура в компании, а управленческое общение с подчиненными. Собрание – не просто форма информирования или контроля, а эмоциональное воздействие на участников совещания, и как следствие, настрой и атмосфера в коллективе. И Вы можете на это повлиять!

Оксана Грабар,
бизнес-тренер, коуч, консультант

Тренінги, семінари, конференції