Нові статті про бізнес-освіту в Україні на Training.ua

Все задачи, которые мы можем выполнять, делятся на четыре категории: срочные важные, срочные неважные, несрочные важные и несрочные неважные.

Срочные и важные (срочные — задачи по сроку, а важные — какой вклад компания получит в будущем, если сделать это сейчас) — задачи, которые запланированы, они выполняться в определенное время, они срочные, потому что им установлен срок. Они важные, потому что когда их планировали, приняли решения, зачем они нужны. Решением таких задач сотрудник должен заниматься 60% своего рабочего времени.
Срочные неважные — задачи, которые не могут быть четко выполнены, но мы знаем, зачем они нужны, какую принесут пользу в будущем. К ним относятся разработка стратегии, планирование, подбор персонала, обучение, развитие, отдых, еда.
Например, если вы не поедите сегодня, то через некоторое время вы не сможете работать. Если вы не отдохнете в отпуске, тогда за вами будут тянуться хвостами болезни и форс-мажоры. Если принять то, что сотрудник в среднем находится на работе девять часов в день, то 20% его времени (2 часа 20 минут) должно уходить на решение задач стратегического характера, 1 час на обед и по десять минут каждого часа — на перерыв.

Несрочные важные — задачи, у которых просрочен срок, их не выполнили вовремя. Их быть просто не должно. Сотрудник не имеет права заниматься сегодня тем, что должен был сделать еще вчера. Если у человека много таких задач, которые он вчера взял и не сделал, то это говорит о том, что у него проблемы с планированием, он не может оценить продолжительность задачи и у него нет общего списка задач. Он даже не знает, чем сегодня будет заниматься, поэтому легко запутается и примет решение, которое может испортить репутацию ему и компании, потому что он не помнит, что кому пообещал и какие назначил встречи на сегодня.
Решению срочных и важных задач нужно посвящать не менее 60% рабочего времени

Несрочные неважные — задачи, у которых не был установлен срок, и влияние их на мои цели неизвестно. Например, человек прилетел внезапно из-за границы или другого города и захотел встретиться со мной, но при этом меня заранее о своих намерениях не предупредил — это не срочно и не важно. Почему не срочно? Потому что не был установлен срок. Почему не важно? Потому что неизвестно, как это повлияет на мои цели. Расписывая рабочий график, обязательно оставляйте 20% свободного времени на форс-мажор — полтора часа свободных промежутков времени. И если в течение дня неожиданно появилась экстренная задача — ей место в этом временном «окошке».

Сколько времени уделять электронной почте?

Посчитайте, сколько времени она занимает, и сразу планируйте это время. Большинство людей не считают, что нужно планировать время на электронную почту, хотя она занимает в день как минимум полтора часа в день. Потому что мы не только читаем, но и отвечаем. Существует два варианта работы с почтой. Первый — читаем ее с утра и после обеда. Второй — читаем каждый час по 15 минут. Очень важно, чтобы время было регламентировано по всей компании, чтобы все сотрудники одновременно в одно и тоже время использовали почту.

Теперь подсчитаем наш рабочий день

Всего — 9 часов;

1 час — обед;
1час 20 минут — перерыв;
1 час 20 минут — почта;
1 час 20 минут — форс-мажор;
2 часа — встречи (дорога, ожидание, разговор);
30 минут — звонки.
Поэтому каждое утро человек должен прописывать четко свой план на день, в котором предвидеть все — включая пробки, семейные обстоятельства и даже то, что, казалось бы, прогнозировать крайне сложно, — форс-мажоры на работе.

Тренінги, семінари, конференції