Нові статті про бізнес-освіту в Україні на Training.ua

Эффективно распланировать рабочий день не так просто, как может показаться. В поле зрения профессионального управленца подчас оказывается пугающее количество дел, задач и планов. При отсутствии навыка систематизации работник рискует оказаться перед неразгребаемой кучей дел – срочных и не очень, общего характера и конкретных задач. Часто ситуация усугубляется молодостью или амбициозностью сотрудника, отсутствием доверительных отношений с более опытными работниками. Результат один – несколько ручейков с мелкими делами разного рода «заваливают» его с головой. Все время уходит на «текучку», при этом частенько самые важные дела как раз и не делаются. Начальство недовольно, сотрудники «под шумок» начинают подсовывать свои мелкие дела, а времени все меньше и меньше – какое уж тут повышение производительности и разумное управление?
Как быть?
Вначале нужно рассортировать дела по группам. Давно доказано, что человек (и любое живое существо) способен эффективно оперировать только небольшим числом объектов. Оно составляет 7_+2. Большее количество не обрабатывается, не переходит в сознательную память – воспринимается как «много». В итоге делается не то, что важно, а то, что первым пришло на ум.
Разделить задачи на группы легче, если воспользоваться принципом Эйзенхауэра.
Все дела, в соответствии с этим принципом, делятся на четыре группы по приоритетности выполнения. Группа А – важные и одновременно срочные дела, их нужно выполнить обязательно и в максимально короткие сроки. Группа B – важные дела, их исполнение может быть отложено, однако они должны быть сделаны к конкретному сроку. Группа C – срочные дела, их часто путают с важными. Задачи этой категории – настоящая головная боль для молодого менеджера, который не всегда может быстро отличить дела С от дел B. Группа D – это дела ни важные, ни срочные.
Рассортированные по группам дела-заботы волшебным образом превращаются в удобную схему, из которой ясно, сколько сил и времени нужно уделить конкретному делу. Затем возьмите свой деловой ежедневник и… нет, не составьте план – отметьте время, когда вы будете делать обзор дел на день.
Обзор – удобный способ представить, «уложить в голове» весь свой рабочий день. Особенно он полезен для человека непоследовательного, обожающего делать несколько дел сразу, дивергентного. Ко времени обзора полезно приурочить «напоминалки» в мобильном телефоне – тогда они не будут отвлекать и сбивать вас, когда вы уже углубитесь в работу.
Лучше всего представлять свой рабочий день в виде схемы или рисунка. Обычный список ежедневника плохо подходит для динамичной ситуации. Как в виде списка записать, например, следующее: «съездить в налоговую и получить там документы для таможни, если они готовы. Если нет, зайти в приемную, пожаловаться (сказать «от Сергея Иваныча»). На обратном пути заехать к Петрову, завезти поручение и порасспрашивать насчет контракта Иванова. Кстати, может, Иванову уже не надо? Нужно будет ему позвонить, но не раньше двух, он просил». И так далее. Конечно, некоторое количество заданий можно держать в голове, однако, во-первых, количество будет расти, а во-вторых, может, голову лучше освободить для другого?
Удобнее всего исполняемые дела материализовать – каждое записать на отдельном листке, передвигая по надобности на новое место в схеме. В таком виде то или иное дело можно передать коллеге или исполнителю со стороны – с минимальными затратами на объяснение. Для обозначения приоритетной группы можно использовать стикеры разных цветов. Там же, на стикерах, располагать пометки, условия, исполнительские комментарии. А в сам ежедневник (при планировании своей работы) заносить только те события, которые жестко привязаны ко времени.
Настоящее повышение собственной производительности, эффективности своей работы – результат планомерной работы и самоорганизации. А также – в немалой степени – показатель опыта и квалификации своего тайм-менеджера.

Тренінги, семінари, конференції