Нові статті про бізнес-освіту в Україні на Training.ua

«Сапожник без сапог», «врач, исцели себя сам» - так говорят, если видят специалиста, который не может решить бытовые вопросы в сфере собственной профессиональной компетенции. Какие чувства он должен вызывать у сотрудников и подчиненных? А у руководителей (или работодателей)?

Как и у всякого работника, у менеджера есть свое собственное рабочее пространство, своя внутренняя «кухня», куда остальным ход заказан. Однако если состояние этой «кухни» не радует чистотой и порядком, в конце концов возникнут сомнения в продукте, который эта «кухня» производит, а потом – и в самом «поваре». Для менеджера любого звена потеря доверительного отношения к его стратегии, сомнения в его состоятельности чувствительна и чревата будущими проблемами. Любые спорные ситуации при таком отношении будут трактоваться не в его пользу, а это уже более чем реальная угроза профессиональной карьере. Потом уже очень сложно будет объяснить кому-либо, что началось все с неряшливого отношения к своему рабочему процессу, к его частностям. Управленец, правильно организуя себя и ближнее деловое окружение, демонстрирует свою состоятельность как квалифицированный работник.

Начать можно с простого. Электронная почта сегодня – привычное явление, а для многих – еще и незаменимый рабочий инструмент управления предприятием. Любая деловая активность, реализуемая через договоренности разного рода, создает плотный информационный поток. Вал электронной корреспонденции нарастает – менеджер среднего звена и выше может получать от ста до пятисот писем в день. При этом нельзя пропустить нужное письмо, а часто – нужно просто оставаться в курсе складывающейся ситуации. Даже при среднем потоке корреспонденции только разбор писем может занять от часа до трех.

Эти нужды легли в основу идеологии программы MS Outlook, поставляемой в комплекте с Windows. Программа сочетает в себе как административные функции (ежедневник, «почасовик», «недельник», система структурирования дел, напоминалки и т.д.), так и функции почтовой программы. В силу некоторых технических особенностей (неспособность противостоять вирусным атакам в середине 90-х годов) эта программа так и не завоевала массового признания.
Гораздо более употребимой стала программа «Bat» (летучая мышь). Сегодня она превратилась в удобную и функциональную программу-почтового менеджера.

Время, потраченное на освоение этого электронного помощника, отработает себя с лихвой. Вот только некоторые из возможностей Bat:
поддержка нескольких электронных адресов – программа сама проверяет все ваши «почтовые ящики», которые могут находиться на совершенно разных серверах или сайтах;
множество папок и подпапок для писем – в каждом из своих адресов вы можете создавать множество соподчиненных папок для писем;
автоматическая сортировка писем – программа обрабатывает входящую почту. Письма специально отмеченных вами адресатов сразу оказываются в нужной папке;
специальные папки (виртуальные) – можно создавать папки, показывающие только письма с заданными критериями – число создания/получения, отправитель или адресат, тема письма и т.д. Кроме того, есть возможность создавать временные папки, «следящие за ответами». Это удобно, если нужно отследить в одной папке всю историю переписки по конкретному вопросу – можно перенаправить в эту папку как письма корреспондента, так и свои собственные ответы по вопросу;
автошаблоны – для каждой папки можно задать свои шаблоны ответа или пересылки письма. Есть и текстовые шаблоны, которые можно вставлять в письма;
планировщик заданий, ежедневник – программа может производить определенные действия автоматически – по встроенному календарю. Это может быть проверка определенного ящика, отсылка определенного письма, очистка папки и т.д. Действия могут быть как единичными, так и регулярными. Ежедневник можно использовать и как обычный ежедневник – в «Bat» есть напоминалки. Напоминалки помогут вам и не забыть о нужном письме. Можно попросить напомнить на следующий день, неделю, месяц. Можно установить программу на автопроверку ящиков – в этом случае пришедшие письма отображаются бегущей строкой вверху монитора.

Хорошо настроенный «Bat» способен прекрасно выполнять работу вашего подменеджера или личного секретаря по корреспонденции.

Полезным приемом является постоянное использование рабочих схем – с использованием электронных средств или «по старинке»: ватман, бумажки (служебные записки), скрепки и т.д. Это сделает ваши задачи более понятными для сотрудников или подчиненных и серьезно облегчит делегирование той или иной задачи в случае вашего отсутствия. Такая форма удобна при очередном (или внеплановом) рабочем отчете, а также – просто дисциплинирует, делает рабочий процесс более «прозрачным».

В деловой коммуникации нового, сетевого, образца интересное применение можно найти диктофону. Цифровой диктофон недорог, можно пользоваться и тем, который есть в мобильном телефоне. Диктофон можно использовать там, где нет возможности сразу записать хорошую мысль. Как правило, в современных устройствах аудиозаписи есть возможность создавать несколько папок, в которые и можно начитывать данные. Раз в 2–3 дня память диктофона нужно чистить, переписывая интересное и удаляя ненужное.

Такое небольшое устройство полезно и для фиксации важных распоряжений. Их легко переслать по электронной почте – они вполне сохраняют информативность и очень хорошо «мотивируют».

Таким свойством «живого» голоса можно пользоваться и самому – чтобы расставить акценты в череде мероприятий, которые организует удаленный сотрудник, или в пояснении по сложному проекту.

Интонация в аудиозаписи, которую порой тяжело передать только языковыми средствами, является прекрасным информационным носителем. На такую нестандартную «просьбу» подчиненные отреагируют острее, а времени потратится – меньше.

Любая профессия обладает своим арсеналом средств. Эти средства развиваются, эволюционируют. Вместе с увеличением требований к производительности предприятий, эффективности управления, сложности репродуцируемых процессов, растет и нагрузка на повседневный инструментарий управленца. К счастью, основная задача этих инструментов не усложнить работу и рабочую среду, а наоборот – облегчить ее, сделать приятнее, освобождая ценное время и экономя силы.

Именно так к ним и следует относиться.

Тренінги, семінари, конференції