Нові статті про бізнес-освіту в Україні на Training.ua

Почему порой так трудно планировать рабочее время?
В основном потому, что оно не однородно. Особенно если речь идет о рабочем графике «менеджера среднего звена» в молодой компании. Рабочий процесс не отлажен, людей мало. Практические задачи (которые нужно вбить в план) очень разные и не подчиняются унификации. Кроме того (поскольку российский бизнес все еще развивается) на каждый момент времени исполнителю-управленцу приходится сталкиваться с новыми схемами работы или сотрудничества, а значит – и разрабатывать под них новую технологию, сочетать с уже имеющимися.
Традиционный тайм-менеджмент для решения таких задач предлагает жесткое планирование. Составить план по часам или минутам, выверить его, а потом придерживаться. Казалось бы, все просто. Но на практике все совсем не так гладко. С помощью такого плана удобно контролировать стабильно возникающие повседневные задачи – забрать очередные документы, зайти за ребенком в детский сад. А вот с «плавающим» рабочим графиком и неучтенными задержками жесткий план справляется плохо. Если такие ситуации возникают часто, повседневный план с привязкой по времени из помощника превращается в настоящую обузу.
Решение придет, если посмотреть на проблему шире.
Каждый наш рабочий график содержит некоторое количество задач. На практике часто оказывается, что жестко привязана ко времени только часть из них. Например, «во вторник в 9 утра прилетает директор компании-поставщика. Обязательно встретить!» Такое событие пропустить, конечно, нельзя. Другая же часть задач носит ситуативный характер. «Если буду рядом с авиакассой, нужно узнать, какие документы потребуются для авиабилета в Тимбукту.» Такие задачи двигаются по времени и (самое главное) легко собираются в небольшие группы. «Это – когда во вторник поеду встречать директора, а это – по дороге в налоговую либо на след. день, когда поеду в мебельный». Разница между жестким исполнением и ситуативным немалая – теперь эти задачи выполняются попутно, вы не тратитесь на каждую мелочь. А если учесть путевые издержки (пробки), то экономия времени и сил получается вполне ощутимая. Кроме того, ситуативные задачи, собранные в группу, можно перепоручить сотруднику.
Наши дела неоднородны не только по времени выполнения, но и по значимости. Часто получается, что на действительно важные вещи времени не остается – его съедают текущие дела-заботы. При этом в категорию «важное» попадают не только семья, дети, но и – собственная карьера, личное будущее в компании! Парадокс? Ничего подобного. Случалось, что конкуренты опережали вас только потому, что вы не успели подготовить к плановому совещанию свою новую задумку, откладывая работу над ней «на потом», потому что «нет времени»? Если да, то вы уже знаете, что важно, а что не очень.
План, основанный на таком ощущении времени, уже не похож на прежний список. Это скорее набор схем с ориентирами по времени («сделать до»), месту («по пути в аэропорт») и важности плюс несколько задач с жесткой привязкой ко времени. Во время составления такого плана многие удачные решения становятся самоочевидными.
Несмотря на то, что основы эффективного планирования универсальны и просты для понимания, составить работающую индивидуальную схему самому не просто. Как правило, первичного запала хватает ненадолго, а первые негативные результаты (без внешней поддержки) способны надолго отбить желание двигаться в правильном направлении. Необходимо помнить, что, в конечном счете, ваш тайм-план эффективен ровно настолько, насколько он вам действительно помогает в решении повседневных задач.

Тренінги, семінари, конференції